Vyhľadávanie musí pracovať s textom, metadátami aj oprávneniami
Vo firme nestačí nájsť slovo v súbore. Používateľ potrebuje vidieť iba dostupné dokumenty, rýchlo filtrovať výsledky a overiť odpoveď v pôvodnom dokumente.
Dokumenty a skeny
Wonkers pracuje s extrahovaným textom dokumentov a podľa nastavení aj s obsahom zo skenov.
Metadáta a tagy
Vyhľadávanie možno spresniť podľa organizačných údajov, tagov, typu súboru alebo umiestnenia.
Oprávnenia
Výsledky rešpektujú prístupové práva, takže používateľ vidí iba obsah, ku ktorému má oprávnenie.
Prehliadanie dokumentov
Používateľ môže kombinovať vyhľadávanie so stromom priečinkov a prácou s dostupnými súbormi.
Výsledky vyhľadávania
Vyhľadané dokumenty sa dajú otvoriť, filtrovať a ďalej spracovať podľa oprávnení používateľa.
Čo zahŕňa vyhľadávanie v dokumentoch
Vyhľadávanie v dokumentoch znamená viac než nájdenie súboru podľa názvu. V podnikovej praxi ide o hľadanie v texte dokumentov, metadátach, tagoch, umiestnení, oprávneniach a často aj v obsahu získanom zo skenov alebo príloh.
Názvy a cesty
Používateľ môže hľadať dokument podľa názvu, priečinka alebo známeho umiestnenia v úložisku.
Obsah dokumentov
Fulltext umožňuje nájsť výraz, ktorý sa nenachádza v názve súboru, ale priamo v texte dokumentu.
Metadáta a práva
Organizačné údaje, tagy a oprávnenia určujú, ktoré dokumenty používateľ nájde a ako s nimi môže pracovať.
Typické otázky pri hľadaní vo firemných dokumentoch
Dobré vyhľadávanie má podporiť bežné pracovné situácie: nájsť dokument, overiť povinnosť, skontrolovať znenie pravidla alebo dohľadať súvisiacu prílohu.
Presná informácia
Kde sa nachádza konkrétne číslo zmluvy, názov klienta, technický parameter alebo interný kód?
Vecná odpoveď
Ktoré dokumenty hovoria o konkrétnej povinnosti, schvaľovacom postupe alebo výnimke z pravidla?
Spôsoby vyhľadávania vo Wonkers
Časté otázky k vyhľadávaniu v dokumentoch
Aké dokumenty možno vo Wonkers vyhľadávať?
Wonkers je určený na prácu s firemnými dokumentmi, prílohami, skenmi, metadátami a podľa typu nasadenia aj ďalším obsahom, ktorý organizácia potrebuje sprístupniť používateľom.
Vidí používateľ všetky dokumenty v systéme?
Nie. Výsledky vyhľadávania rešpektujú oprávnenia používateľa. Používateľ má vidieť iba dokumenty, ku ktorým má pridelený prístup.
Je lepšie hľadať alebo prehliadať priečinky?
Závisí od úlohy. Vyhľadávanie je rýchlejšie pri konkrétnej informácii alebo otázke. Prehliadanie priečinkov je vhodné, keď používateľ pozná štruktúru úložiska alebo potrebuje širší kontext.
Chcete ukázať vyhľadávanie na vlastnom type dokumentov?
Demo môže byť zamerané na právne dokumenty, bankové dokumenty, technickú dokumentáciu alebo interné smernice.